Collaboration ruimte

Wat is een collaboration ruimte?

Wie met een team aan een gezamenlijke opdracht wil werken, ervaart nogal eens dat de meeste vergaderruimtes niet op groepswerk zijn ingericht. De laatste trend is een zogenaamde collaboration room. Een collaboration room is een ruimte die is ingericht op samenwerking met en tussen groepen. U kunt er eenvoudig het scherm van uw laptop, smartphone of tablet met uw groepsleden delen via een grote monitor, ook wel large display genoemd. In de ruimte hangen 1 of meerdere displays die elk kunnen functioneren als een smartboard. Elke groep heeft een large display waarop tot maximaal vier schermen tegelijk kunnen worden geprojecteerd. Naast uw laptop (of smartphone of tablet) heeft u eigenlijk geen extra producten nodig. Maar deze ruimtes beschikken over de nieuwste faciliteiten om digitaal samenwerken in groepen te ondersteunen.

Welke collaboration ruimtes zijn er?

In de afgelopen decennia is onze manier van werken ingrijpend veranderd. Waar 25 jaar geleden maar 30% van de medewerkers in groepen werkte, is dat inmiddels opgelopen tot ruim 80 procent. Om deze manieren van samenwerken te stimuleren zijn Agile, Scrum, Lean en BIM ruimte geïntroduceerd. Deze manier van werken is volledig gericht op het digitaal samenwerken in teams.

Dit heeft een enorme impact gehad op het karakter van menige meeting. Doordat de teams vaak uit kleine groepen bestaan, is de vraag naar een nieuw type vergaderruimte, de Huddle Room, toegenomen. Maar welke ruimtes zijn er nog meer? We bespreken ze op deze pagina allemaal.

Huddle ruimte

Huddle room is een nieuw type ruimte die ontstaan is bij de nieuwere manieren van samenwerken. Een huddle room is een kleine ruimte voor overleg tussen teamleden. De naam komt van “to huddle up” teamspelers die tijdens een wedstrijd even samenkomen om snel de tactieken door te spreken. Op dezelfde manier zijn huddle rooms ingericht. Laagdrempelige ruimtes met integratie van technologie om snel ideeën te delen en samen te werken. Al dan niet met medewerkers of externe partners op afstand.

Benodigdheden Huddle ruimte

In een Huddle room is het belangrijk dat teamleden snel iets kunnen presenteren aan de groep. Om dit mogelijk te maken wordt er vaak gebruik gemaakt van een monitor. Gezien de grootte van een huddle room is dit veelal een 55 inch model. Deze monitor wordt meestal tegen de wand gemonteerd, zodat alle bekabeling netjes uit het zicht is. Bij de moderne manier van werken wordt verwacht dat we altijd en overal online en bereikbaar kunnen zijn. Ook in een Huddle room moet het dus mogelijk zijn om snel een teamlid of externe adviseur te betrekken middels een videoconferencing.

In een Huddle room  moet het mogelijk zijn om snel en eenvoudig een connectie te kunnen maken met de beelddrager in de ruimte. Naast de flexibiliteit die hiermee geboden wordt, is draadloos presenteren dé oplossing voor al die verschillende aansluitmogelijkheden die er tegenwoordig bestaan. Of het nu gaat om een laptop, tablet of een telefoon.

Doordat alle Huddle rooms dezelfde functionaliteiten behoeven, zijn er ook veel fabrikanten die een all-in-one oplossing hebben ontwikkeld. Hierbij wordt een monitor met touch-functionaliteiten voorzien van een geïntegreerde camera en microfoons. Tevens bieden deze systemen een ingebouwde tool om draadloos te kunnen connecteren vanaf de laptop, tablet of telefoon. In veel gevallen is er al een computer ingebouwd die een connectie heeft met uw eigen werkomgeving.

Voorbeeld van een huddle room

Huddle room: 55 inch monitor, videoconferencing, draadloos presenteren en collaboratie software.

Bekijk de producten en lees meer over deze teamruimtes op: Huddle rooms

Scrum ruimte

Scrummen is het werken in een multidisciplinair team in korte sprints. Visualisatie is een belangrijke eigenschap van scrum. U kunt het hierbij zo gek maken als u zelf wilt. Van een kale muur waarop post-its geplakt worden, (design) whiteboards met magnetische notes tot een ruimte me digitale smartboards, interactieve beamers of displays.

Het idee van scrum is kort samenkomen op vaste tijden om zo de strategie van de dag  te bepalen en/ of om na te lopen wat er de dag ervoor is uitgevoerd. Het is dus van belang dat er een centrale plaats is waar dit gebeurt en waar iedereen samenkomt.

Benodigdheden Scrum ruimte

Beamerexpert heeft verschillende oplossingen voor een scrum ruimte. Dit kan bijvoorbeeld een 75-inch Smartboard of short throw beamer zijn met een volledige whiteboard achterwand, waar op geschreven kan worden.  Er kan eenvoudig geconnecteerd worden, zowel middels een draad, maar ook draadloos. In deze situatie is de beamer volledig geïntegreerd, maar kan het Smartboard ook verrijdbaar zijn. De trolley kan elektrisch in hoogte verstelbaar zijn. Zo kan de ruimte snel omgebouwd worden indien dat noodzakelijk is voor het creatieve proces.

Voorbeeld scrum ruimte

Scrum ruimte: Smartboard, Professionele displays, interactieve beamer, draadloos presenteren.

Bekijk de producten en lees meer over deze Scrum ruimtes op: Scrum rooms

BIM ruimte

Vandaag de dag is digitaal samenwerken binnen de bouw en industrie steeds belangrijker aan het worden. Door o.a. de snelle ontwikkeling van middelen en software is samenwerken volgens het BIM principe niet meer weg te denken. BIM is gebaseerd op werken middels één model waarin gegevens van de architect, constructeur, installateur en aannemer worden verwerkt. Binnen dit model is direct zichtbaar hoe de verschillende disciplines zich naast elkaar gedragen.

Tijdens vergaderingen tussen de partijen wordt er gebrainstormd, modellen gecreëerd of aangepast en verbeteringen aangebracht. Hierbij worden vaak whiteboards en- of flipovers vol geschreven, foto’s gemaakt van de aantekeningen, notulen gemaakt die vervolgens gemaild worden. Veelal tijdrovende activiteiten met verhoogde kans op fouten. Het zogenaamde Smartboard kan een belangrijke rol spelen om hierin verbetering aan te brengen.

Benodigdheden BIM ruimte

Een Smartboard biedt u een digitale oplossing voor samenwerking met BIM modellen. Met de SMART Board hard- en software kan er sneller en efficiënter worden samengewerkt.  Maak direct en interactief aanpassingen, schrijf met digitale inkt binnen uw 3D model, maak notities op een digitaal whiteboard en deel deze informatie direct met uw collega’s en samenwerkende partijen.

Voorbeeld van een BIM ruimte

BIM room: Smartboard of interactieve beamer en draadloos presenteren.

Bekijk de producten en lees meer over deze Scrum ruimtes op: BIM ruimte

Videoconferencing ruimte

Vergaderen zonder dat u zich in dezelfde ruimte begeeft. Tegenwoordig is videoconferencing één van de meest gevraagde functionaliteiten van een vergaderruimte. Dit is het gevolg van de wens om op afstand te kunnen samenwerken (collaboration). Een ruimte die is ingericht speciaal voor videoconferencing beschikt over een camera (webcam), een microfoon en apparatuur om beeld en audio weer te geven.

Bij videoconferencing maken we onderscheid tussen traditionele videoconferencingsystemen die gebruik maken van een codec zoals de bekende Polycom en Cisco systemen en videoconferencing middels een applicatie zoals Microsoft Teams, Zoom of Hangouts.

Benodigdheden videoconferencing ruimte

In een videoconferencing ruimte wilt u de persoon of groep mensen waarmee u belt zichtbaar maken. Over het algemeen wordt hiervoor gebruik gemaakt van een monitor of een beamer. In een videoconferencing ruimte wordt ook vaak gekozen om twee monitoren naast elkaar te monteren. De ene monitor geeft dan de "far end" weer (met eventueel Picture-in-picture de "near end"), terwijl de andere monitor kan worden gebruikt voor content sharing.

Een goed audio systeem in een videoconferencing ruimte is natuurlijk het belangrijkste onderdeel. U kunt immers een videoconferencing prima voortzetten zonder beeld, maar wanneer de audio wegvalt, is de meeting toch echt verloren. Hierdoor is het noodzakelijk om bij videoconferencing niet te kiezen voor de luidsprekers die geïntegreerd zijn in een monitor, maar om juist externe luidsprekers of een soundbar te kiezen die gemaakt is voor spraakversterking. Het klinkt heel logisch maar vaak wordt het belang van audio toch echt onderschat.

Om een videoconferencing ruimte ook echt te doen slagen, is het essentieel dat de apparatuur betrouwbaar is en dat deze eveneens door iedereen te bedienen is. Bij voorkeur moet de videoconferencing met slechts een enkele druk op de knop te starten zijn. Met de toevoeging van een eenvoudig besturingssysteem of touchscreen wordt dit mogelijk gemaakt.

Hieronder kunt u welke producten u nodig heeft voor videoconferencing. We hebben onderscheid gemaakt in (thuis)werkplekken, een kleine-, een middelgrote-, een grote- en een extra grote videoconferencing ruimte:

Videobellen op de (thuis)werkplek

Door de opkomst van de diverse collaboratie platvormen zoals Zoom en Teams is het vaak niet nodig om grote investeringen te doen om een videoconferencing ruimte te creëren. Door simpelweg een eenvoudige of geavanceerde webcam met microfoon in een ruimte te monteren, kunt u al een videoconferencing ruimte maken. Men hoeft dan alleen maar zijn eigen laptop met zijn persoonlijke collaboratie software te connecteren en de ruimte is klaar voor een videoconferencing.

Meer lezen over videobellen op de (thuis)werkplek.

Thuiswerkplek

Kleine videoconferencing ruimte

Een kleine videoconferencing ruimte wordt gekenmerkt door een maximale capaciteit van 5 personen en is dus echt bedoeld voor bijvoorbeeld team- en projectmeetings. Het gaat hier vaak om wat kleinere, compacte ruimtes, die zijn uitgerust met modern en comfortabel meubilair. De ruimte wordt daarom ook wel eens een focusruimte genoemd. Meetings in deze ruimtes zijn dus vaak meetings die niet lang zijn en zijn bijvoorbeeld bedoeld voor het snel doornemen van de afgelopen of komende dag.

Meer lezen over kleine videoconferencing ruimtes.

Kleine videoconferencing ruimte

Middelgrote videoconferencing ruimte

In een middelgrote videoconferencing ruimte is er plaats voor ongeveer 6-12 personen. Hier geldt qua verbindingen (bij voorkeur bekabeld) en apparatuur hetzelfde als voor huddle rooms of kleine videoconferencing ruimtes. Alleen waar u in een kleine ruimte dicht bij de apparatuur en dicht op elkaar zit, zijn de afstanden in deze vergaderruimte groter en krijgt u te maken met een bepaalde opstelling van de zitplaatsen.

Meer lezen over middelgrote videoconferencing ruimtes.

Middelgrote videoconferencing ruimte

Grote videoconferencing ruimte

Een grote vergaderruimte is bedoeld voor grotere groepen. We hebben het dan over ruimtes van meer dan 12 personen. In deze zogenaamde directiekamers, bedraagt de capaciteit vaak 12 tot 16 personen. Hierbij zit de dichtstbijzijnde deelnemer al op 1 tot 1,5 meter van het scherm en degene die het verste weg zit al snel op 4,5 meter afstand.

Meer lezen over grote videoconferencing ruimtes.

Grote videoconferencing ruimte

Grote videoconferencing ruimte

Wanneer de vergaderruimtes voor meer dan 20 personen geschikt zijn, dan wilt u natuurlijk dat alles tip top in orde is. U moet er immers voor zorgen dat er een hoop mensen te zien en te horen zijn. Gelukkig zijn er ook hier voldoende oplossingen.

Meer lezen over extra grote videoconferencing ruimtes.

Extra grote videoconferencing ruimte

Extra mogelijkheden

Visual borden

5 tips voor een perfecte collaboration ruimte

Bij het inrichten van de perfecte collaboration ruimte zijn meerdere componenten bepalend. Daarbij gaat het niet alleen om hardware en techniek, maar zeker ook om beleving. Denk daarom aan de onderstaande punten bij de inrichting van uw collaboration ruimte(s).

  1. Kleuren: Collaboration is dynamisch, u wisselt interactief ideeën met elkaar uit en deelt onderling informatie. Creëer daarom een setting die deze creativiteit en openheid bevordert. Een inspirerend element om dit te bereiken is het kleurgebruik in de ruimte. Frisse, heldere kleuren vergroten niet alleen de dynamiek, maar ook de concentratie en betrokkenheid van de deelnemers. Om die reden worden vaak wit, appeltjes groen en oranje gebruikt. Zorg er ook voor de achtergrond van wat de camera opneemt mooi is afgewerkt, dat is immers wat de klant aan de andere kant ziet.
  2. Verlichting: 80% van onze communicatie is non-verbaal. Daarom is een optimale belichting zo belangrijk, want u wilt ook alle gezichtsuitdrukkingen en gebaren waarnemen. Natuurlijk licht is hierbij het beste. Dit zorgt ook voor een egale en natuurlijke uitstraling van de deelnemers.
  3. Beeld & geluid: Een goede verstaanbaarheid is essentieel. Zorg ervoor dat echo, galm of ruis wordt voorkomen en plaats extra microfoons zodat iedereen goed verstaanbaar is. Stel de camera’s zodanig op, dat de ruimte en alle deelnemers steeds in beeld zijn. Let daarbij ook op de positie van de camera’s. Plaats eventueel meerdere schermen zodat zowel de deelnemers als alle relevante content tegelijk zichtbaar zijn.
  4. Mobiele connecties: Laat de collaboration-oplossing in de ruimte (draadloos) verbinding maken met mobiele devices zoals een tablet, smartphone en/of laptop. Door mobiele oplossingen te combineren met speciaal ingerichte ruimtes, creëer je een integraal en voor iedereen toegankelijk collaboration-platform.
  5. Gebruiksvriendelijkheid: Misschien een no brainer, maar zorg ervoor dat iedereen weet hoe de aanwezige apparatuur werkt. Een korte en goed vormgegeven handleiding – een plaatje doet immers meer dan duizend woorden - doet wonderen. Installeer centrale touchscreens en zorg ervoor dat deze verbonden zijn met de devices van de medewerkers.

Neem gerust vrijblijvend contact met ons op en laat u adviseren.

Vragen of advies over een collaboration ruimte?

Door het gebruiken van onze website, ga je akkoord met het gebruik van cookies om onze website te verbeteren. Dit bericht verbergen Meer over cookies »
U maakt gebruik van een verouderde versie van
Internet Explorer, klik hier om deze te updaten.
x