Ruimte reserveringssystemen

Voor kantoren, hotels en voor evenementenplanners kan het erg handig zijn om vergaderruimtes te kunnen reserveren. Zo kunt u gemakkelijk ruimtes en middelen voor aankomende evenementen en vergaderingen inplannen en reserveren.

Heeft u meerdere vergaderruimtes? En wilt u het beheren efficiënter maken en het reserveren vereenvoudigen? Met onze room managementsystemen heeft u nergens meer omkijken naar. Alle gebruikers regelen hun reserveringen zelf: via Outlook, de mobile app of via een interactief display. De facilitaire afdeling krijgt waardevolle inzichten in bezettingsgraden en no shows zodat het aantal en de inzet van vergaderruimtes geoptimaliseerd kan worden. In het kader van digitale transformatie is ook room management een belangrijk onderdeel. Veel organisaties lopen tegen het probleem aan dat de bezettingsgraad van hun ruimtes moeilijk inzichtelijk te krijgen is. Organisaties zijn duizenden euro’s per jaar kwijt aan inefficiënt gebruik van vergaderruimtes, door het ontbreken van een goed boekingssysteem en het gebrek aan inzicht in het gebruik van deze ruimtes.

Juist vanwege de flexibiliteit van werken is de kans groter dat collega’s naar de juiste ruimte moeten zoeken en per ongeluk bij een andere vergadering binnenlopen. Dat is erg hinderlijk en het komt de efficiëntie van vergaderingen niet ten goede. Met een room management systeem bespaart u uzelf en collega’s veel tijd en irritatie. Loopt u hier binnen uw organisatie ook wel eens tegenaan? Neem dan contact met ons op en bespreek de mogelijkheden.

Facilitair managers krijgen een beter inzicht in het gebruik van vergaderruimtes. Geen irritatie maar duidelijkheid. Ook wanneer de vergadering qua tijd ten einde moet komen. De bezettingsgraad verbetert significant. Komt een gebruiker niet opdagen? Dan wordt de ruimte automatisch weer vrijgegeven. Gebruikers kunnen ter plekke ruimtes reserveren via een roomdisplay naast de ruimte, via Outlook of via een app. Dit maakt het vinden en reserveren van de meest geschikte ruimte toegankelijk en bevordert een snelle acceptatie van de oplossing.

Kortom: Room booking oplossingen leveren gebruikersgemak, gebruikersplezier en functionele vooruitgang op. En dat is uiteindelijk toch ieders doel.

TOPdesk, expert in servicemanagement en GoBright, ontwikkelaar van software voor vergader-, werkplek-, en bezoekersbeheer, zijn een partnership aangegaan. TOPdesk heeft GoBright gekozen als partner voor Room Management-oplossingen voor klanten die TOPdesk gebruiken samen met Outlook (Outlook Room Booker). De koppeling tussen TOPdesk en Outlook wordt verzorgd door Scope4mation. GoBright sluit hier met zijn GoBright Room Management-platform naadloos op aan.

De Evoko Liso is de opvolger van de zeer populaire Evoko Room Manager en brengt ruimte reservering naar een nog hoger niveau. Meer features, meer inzicht en eenvoudigere installatie maakt de Liso een bijzonder interessant product voor u en uw klanten. Met de Evoko Liso is het mogelijk om vanuit uw agenda of op één van de Liso displays iedere willekeurige ruimte te boeken. Daarbij is alle informatie over de ruimtes beschikbaar. Denk aan formaat, aanwezige apparatuur en status. Zo kan voor iedere vergadering eenvoudig de ruimte gevonden worden die aansluit op de vergaderbehoefte op dat moment.

De Liso is voorzien van een slimme analyse functionaliteit waardoor een volledig inzicht in het gebruik van de ruimtes kan worden verkregen. Vergaderpatronen kunnen worden achterhaald en faciliteiten hierop aangepast. Door een open API is het eenvoudig om met andere systemen of software te communiceren. Daarnaast zijn er geen plug-ins nodig of software om te leren. De installatie is daardoor zeer eenvoudig uit te voeren.

Advies nodig?

Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om en laat u adviseren door een expert over de mogelijkheden.